“O conceito de GED (Gerenciamento Eletrônico de documentos) e sua importância para as empresas”

Hoje em dia, qualquer empresa – pequena, média ou grande – que exerça atividades constantes tem problemas com a complexidade na organização e no acesso a seus documentos. Muitas vezes esse problema serve de impasse para o bom funcionamento dos processos empresariais e acaba refletindo de forma negativa no serviço prestado aos clientes, gerando uma imagem ruim da organização.

O conceito de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é um conceito atual que vem crescendo no meio corporativo e ganhando posição como ferramenta de auxílio aos processos empresariais que demandam tempo.

Consiste no gerenciamento de documentos empresariais por meio de digitalização, indexação, controle, recuperação e armazenamento desses documentos.

É uma alternativa usada pelas empresas e escritórios que têm grandes volumes de documentos e os usam constantemente em suas atividades.

Dessa forma, a técnica de GED reduz esse volume de documentos e os armazena em meios eletrônicos e até mesmo virtuais, evitando que os documentos físicos se percam ou se danifiquem com o tempo. Outra vantagem é a de que a empresa tem acesso rápido e fácil aos documentos eletrônicos, evitando a onerosidade causada na busca por arquivos físicos guardados.

Esse conceito também é usado por empresas que apenas precisam organizar seus documentos, mesmo que não sejam em grandes volumes, para preservar suas informações e modernizar seus processos, tendo acesso ao documento necessário na hora exata.

Empresas mais dinâmicas e organizadas geram melhores serviços a seus clientes externos e facilitam as atividades de seus colaboradores, evitando a onerosidade e a burocracia.

Portanto, gerenciar documentos de maneira adequada e eficaz é imprescindível para a Gestão do conhecimento e das informações dentro das organizações, e é isso que o conceito de GED provê como solução para a otimização do negócio principal.

                          

                                        

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